Gute Hausverwaltung - 7 Merkmale woran man sie erkennt

Lesedauer ca. 7 Minuten

Seine Immobilie einer guten Hausverwaltung anzuvertrauen ist das A und O für eine reibungslose Verwaltung seiner Wohneinheiten. Worauf Sie achten sollten und was eine gute und seriöse Hausverwaltung ausmacht, erfahren Sie in diesem Beitrag. 

Kurz und knapp zusammengefasst

  1. Keine versteckten Kosten
  2. Vermieterrechtschutzversicherung inklusive
  3. Eigene Plattform für Mieter und Vermieter für Dokumente
  4. 24/7 Erreichbarkeit für Mieter und Vermieter
  5. Professionelles und schnelles Beschwerde-Management
  6. Dem Vermieter wird jede Arbeit abgenommen
  7. Leerstand wird so kurz wie möglich gehalten
 

1. Keine versteckten Kosten

Bei der Bewirtschaftung von Immobilien fallen einige Arbeiten an. Um diesen Arbeiten nachzugehen, erhält die Verwaltung eine festgelegte Verwaltervergütung. Diese sollte alles Abdecken, was für die Bewirtschaftung eines Objektes erforderlich ist. Versteckte Kosten sollten dabei nicht anfallen.

Wenn Mieter eine Anfrage stellen, muss diese aufgenommen, geprüft und bearbeitet werden. Je nach Umfang der Anfrage, kann die Lösung des Problems einige Zeit beanspruchen. Über den Bearbeitungsstand muss eine Hausverwaltung den Mieter und Eigentümer regelmäßig informieren. Durch eine Telefonpauschale oder Kopierpauschale sollten keine Extrakosten entstehen.

Sollten im Laufe des Jahres keine Widrigkeiten anfallen, hört der Mieter spätestens mit der Nebenkostenabrechnung von der Hausverwaltung. Die Nebenkostenabrechnung wird auch als Betriebskostenabrechnung bezeichnet. Was eine gute Betriebskostenabrechnung auszeichnet und was alles enthalten sein sollte, erfahren Sie in einem der weiteren Beiträge. Die Nebenkostenabrechnung wird im Regelfall per Post verschickt. Auch hierfür sollte eine Verwaltung keine extra Pauschale in Rechnung stellen.

Damit ein Mehrfamilienhaus auch langfristig Bestand haben kann, muss es gepflegt und gewartet werden. Dafür sollte die Hausverwaltung Angebote verschiedener Dienstleister einholen, sie prüfen und dem Eigentümer mit einer Zusammenfassung der Vor- und Nachteile zur Entscheidung vorlegen. Dieser Service sollte eine Inklusivleistung darstellen.

Zusammengefasst sollte Sie eine Hausverwaltung vor Vertragsabschluss aufklären, welche Leistungen in der Verwaltervergütung inkludiert sind und welche exklusiven Zusatzleistungen hinzugebucht werden können. Niemals sollten die oben genannten Leistungen ein zusätzliches Budget erfordern.

 

2. Vermieterrechts-schutzversicherung inklusive ohne Selbstbeteiligung

Bei der Vermietung von Wohn- oder Gewerbeeinheiten kann es zu Streitigkeiten kommen. Sollte der Eigentümer nicht zu einer friedlichen Einigung mit seinem Mieter kommen, kann es schnell sehr teuer werden. Eine anwaltliche Beratung kann bereits mehrere hundert Euro kosten. Kommt es zum Gerichtsverfahren, wird es noch teurer.

Um den Eigentümer maximal vor solchen Kosten zu schützen, sollte eine Hausverwaltung eine Vermieterrechtschutzversicherung in ihrem Verwaltervertrag inkludiert haben. Ist ein Rechtsstreit nicht mehr abzuwenden, übernimmt die Verwaltung dabei die Selbstbeteiligung und leitet die erforderlichen rechtlichen Schritte ein. Der Eigentümer muss dabei nichts bezahlen. Er wird lediglich in regelmäßigen Abständen informiert, wie der Stand der Dinge beim Rechtsstreit ist, was für Maßnahmen eingeleitet wurden und was noch gemacht wird.

Als Fazit kann man sagen, dass man sich als Eigentümer das Geld für eine eigene Vermieterrechtschutzversicherung sparen kann, wenn es bei der Hausverwaltung Bestandteil des Vertrages ist. Der Eigentümer bezahlt dafür keine extra Gebühr oder Selbstbeteiligung und muss lediglich abwarten, bis die Verwaltung den Streitfall gelöst hat. 

Neben dieser Versicherung sind natürlich auch andere Versicherungen von Bedeutung. Diese hier alle zu erklären würde jedoch den Rahmen sprengen. Schauen Sie sich gerne hier an, welche Versicherungen Sie ebenfalls haben sollten.

 

3. Eigene Plattform für Mieter und Vermieter für Dokumente

Eine Hausverwaltung stellt das Bindeglied zwischen dem Mieter und Vermieter dar. Zur Kommunikation sollte neben dem Telefon, Brief oder E-Mail bzw. Messenger Dienste auch eine eigne Plattform eingerichtet sein.

Eine solche Plattform sollte sowohl als Website, als auch als App zur Verfügung stehen. In dieses Kundenportal können sich die Mieter und Vermieter jederzeit einloggen. Es können Vorfälle am Haus gemeldet werden. Die Verwaltung erhält diese direkt und kann sofort mit der Bearbeitung beginnen. Der Bearbeitungsstand kann dabei jederzeit über ein Ticketsystem eingesehen werden. Vorfälle können dabei von Mieter, Vermieter und Hausverwalter eingereicht werden. Als Vermieter kann man so jederzeit nachvollziehen, ob es irgendwo Probleme gibt und entscheiden, wie diese durch die Verwaltung gelöst werden sollen.

Gleichzeitig dient die Plattform als digitaler Hausaushang. Die Verwaltung kann damit Informationen, wie die anstehende Wartung der Rauchmelder, mit den Mietern teilen. Mit dem Erstellen eines neuen Aushangs bekommen die Mieter eine Benachrichtigung in der App, dass ein neuer Aushang zur Verfügung steht.

Für Mieter und Vermieter sollte die Verwaltung auch ein digitales Dokumentenmanagement zur Verfügung stellen. Für Mieter werden die Mietverträge, Wohnungsgeberbestätigung, Nebenkostenabrechnung etc. hinterlegt und zum Download bereitgestellt. Für den Vermieter stehen neben den bereits genannten Dokumenten weitere, wie der Wirtschaftsplan, Versicherungspolicen, Wartungsverträgen etc. zur Verfügung. Das Ganze sollte dabei stets DSGVO konform abrufbar sein.

Eine eigene Verwalterplattform lässt die Hausverwaltung digital werden. Probleme können über ein Ticketsystem eingereicht werden, Dokumente stehen jederzeit digital zur Verfügung und den Hausaushang hat der Mieter jederzeit auf dem Handy. Das Ganze sollte DSGVO konform sein und keine Kosten für Mieter und Vermieter verursachen.

 

4. Rund um die Uhr Erreichbarkeit für Mieter und Vermieter

Die Erreichbarkeit der Hausverwaltung ist sowohl für die Mieter als auch für den Vermieter das Wichtigste. Um eine reibungslose Erreichbarkeit sicherzustellen, sollte die Hausverwaltung verschiedene Kanäle bedienen. Neben der seit Jahrzehnten bewährten Methode der telefonischen Erreichbarkeit, sollten auch E-Mail bzw. Messenger oder die in 3. genannte Plattform zur Verfügung stehen.

Da Probleme häufig auftreten, wenn die Mieter auch zu Hause sind, ist es wichtig, dass die Hausverwaltung auch am Wochenende oder Feiertagen jederzeit erreichbar ist. Die 24/7 Erreichbarkeit geht dabei Hand in Hand mit dem nächsten Merkmal einer guten und seriösen Hausverwaltung.

 

5. Professionelles und schnelles Beschwerde-Management

Bei einem undichten Wasserhahn kann es schnell zu Schäden innerhalb der Wohnung kommen. Darüber hinaus können auch die angrenzenden Wohnungen betroffen sein. Deshalb sollte jede Hausverwaltung über ein professionelles und schnelles Beschwerde-Management verfügen.

Egal wie groß oder klein ein Problem eines Mieters ist, die Hausverwaltung sollte sich jedem Problem annehmen, es prüfen und eine annehmbare Lösung für alle Parteien herausarbeiten. Besteht nach der Prüfung Handlungsbedarf, sollte sowohl der Mieter als auch der Vermieter über den weiteren Werdegang informiert werden. Während der Bearbeitung sollte jede Partei jederzeit über die Verwalterplattform den Bearbeitungsstand einsehen können.

Zusammengefasst zeichnet eine gute Hausverwaltung ein professionelles und schnelles Beschwerde-Management aus, das sich jedem Problem annimmt.

 

6. Dem Vermieter wird jede Arbeit abgenommen

Der Grund eine Hausverwaltung zu beauftragen ist denkbar einfach. Als Vermieter möchte man sich von den anfallenden Aufgaben bei der Bewirtschaftung seiner Immobilien befreien. Typische Aufgaben sind dabei die Kontrolle der Mieteingänge, Neu- oder Anschlussvermietungen, Abmahnung von säumigen Mietern, der Abschluss von Dienstleistungsverträgen, sowie sämtliche Kommunikation mit Handwerkern, Mietern und Behörden. Aber auch seltener aufkommende Aufgaben, wie die Konsultation eines Anwalts, die Prüfung und der Wechsel von Versicherungen und Versorgern oder auch das Einklagen von Mietrückständen gehören dazu.

All diese Tätigkeiten können mit der Zeit und der wachsenden Anzahl an Immobilien viel Mühe und Arbeit verursachen. Damit der Eigentümer nicht den Überblick verliert und jederzeit die größtmögliche Rendite mit seinen Anlageobjekten erzielt, kann er eine Hausverwaltung beauftragen. Die Verwaltung sollte dabei so gut arbeiten, dass er von der eigentlichen Arbeit nichts mitbekommt. Die Verwaltung seiner Objekte wird dem Eigentümer so leicht erscheinen, dass er sich fragen wird, was die Hausverwaltung überhaupt machen muss. Um diese Frage zu klären, kann eine gute Haus- und Grundstücksverwaltung jederzeit genau belegen welche Tätigkeiten am Objekt in der Vergangenheit vorgenommen werden, welche noch derzeit in Bearbeitung sind und ob zukünftig bereits Handlungsbedarf zu erkennen ist.

Schafft die Hausverwaltung all diese Punkte abzudecken, dann nimmt sie dem Eigentümer jede Arbeit mit der Immobilie ab, sodass er sich entspannt zurücklehnen kann und nur noch auf seinen Bericht warten muss.

 

7. Leerstand wird so kurz wie möglich gehalten

Damit eine Immobilie tragbar ist, sollte eine Vollvermietung zu jeder Zeit angestrebt werden. Da sich auf Grund von Mieterwechsel und damit verbundener Sanierungsarbeiten Leerstände nicht immer vermeiden lassen, sollte die Hausverwaltung rechtzeitig mit der Vermarktung beginnen, insofern sie mit der Mietersuche beauftragt wurde. Wann der richtige Zeitpunkt dafür ist, ist immer unterschiedlich:

 

Der Mieter reicht seine Kündigung ein

Die Verwaltung sollte mit Erhalt der Kündigung mit dem Mieter Kontakt aufnehmen. Zunächst sollte der Grund der Kündigung erfragt werden. Vielleicht sind es nur minimale Mängel, die jedoch abgestellt werden können, um den zuverlässigen Mieter nicht zu verlieren. Sollte der Mieter nicht zu halten sein, sollte die Hausverwaltung frühestmöglich die Wohnung besichtigen, um mit dem Mieter mögliche Reparaturen oder malerische Instandsetzung abzustimmen. Ist das geschehen, dann wird ein Termin für die Aufnahme der Wohnung vereinbart. Dort lässt die Hausverwaltung professionelle Bilder und einen virtuellen Rundgang der Wohnung erstellen. In Absprache mit den Mietern werden Besichtigungen durchgeführt und im besten Fall anschließend die Wohnung ohne Leerstand weitervermietet.

 

Die Wohnung steht bereits leer

Hat der Vermieter eine Hausverwaltung neu beauftragt, übernimmt diese unter Umständen bereits leerstehende Wohn- oder Gewerbeeinheiten. Es ist dann zu klären, seit wann diese bereits leer stehen und was bisher für die Vermarktung gemacht wurde. Die Hausverwaltung sollte außerdem eine mögliche Sanierung prüfen, und wenn erforderlich Angebote einholen, um die Leerstandzeit so gering wie möglich zu halten. Was man außerdem tun kann, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Fazit

Eine gute und seriöse Haus- und Grundstücksverwaltung zu finden ist nicht immer leicht. Viele Hausverwaltungen erfüllen lange nicht alle Kriterien, die sie sollten.

Sie sollte Sie über alle Kostenpunkte aufklären und nicht jedes Blatt Papier in Rechnung stellen. Um vollständig abgesichert zu sein, sollte eine Vermieterrechtschutzversicherung inkludiert sein, bei der keine Selbstbeteiligung gezahlt werden muss. Eine gute Hausverwaltung verfügt über eine eigene Plattform für Mieter und Vermieter und ist rund um die Uhr erreichbar. Ein professionelles Beschwerdemanagement ist ein absolutes Muss.

Wenn Sie eine Hausverwaltung engagieren, dann sollte diese Ihnen alle Arbeit abnehmen, sodass Sie nur noch den Mieteingangsbericht abwarten müssen. Zu guter Letzt sollte eine Verwaltung mit Erhalt der Kündigung eines Mieters sofort mit ihm Kontakt aufnehmen, um im besten Fall eine lückenlose Anschlussvermietung zu ermöglichen.

Mit den vorangegangenen 7 Merkmalen können Sie nun eine gute und seriöse Verwaltung suchen und finden.

Wenn Sie mehr zu dem Thema erfahren wollen oder Unterstützung benötigen, nehmen Sie gerne mit uns Kontakt auf:

 

6 Responses

  1. Danke für den Beitrag. Gut zu wissen, dass man eine Hausverwaltung rund um die Uhr erreichen sollte. Wir brauchen für unsere Mieter:innen eine neue Hausverwaltung und ich bin gerade am Recherchieren.

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