Was macht eine Hausverwaltung?

Lesedauer ca. 8 Minuten

Wer Immobilienbesitzer ist, wird sich früher oder später diese Fragen stellen, um zu prüfen, ob es Sinn macht eine Hausverwaltung zu engagieren. Aber auch Mieter stellen sich die gleiche Frage, jedoch aus einem anderen Blickwinkel heraus.

In diesem Blogbeitrag erfahren Sie:

  1. Was ist eine Hausverwaltung
  2. Welche Aufgaben hat eine Hausverwaltung
    • Aus der Sicht des Vermieters / Eigentümers
    • Aus der Sicht des Mieters
  3. Fazit

 

1. Was ist eine Hausverwaltung?

Eine Hausverwaltung hilft Immobilienbesitzern ihre Liegenschaften wirtschaftlich und effizient zu verwalten. Gleichzeitig ist sie der Ansprechpartner für Mieter und Dienstleister. Sie bietet Dienstleistungen an, die Immobilieneigentümern bei der Verwaltung ihrer Eigentumswohnungen, Mehrfamilienhäuser, Gewerbeeinheiten oder Wohnanlagen helfen. Diese Leistungen sind vielfältig und reichen von der Einrichtung eines Haushaltskontos über die Buchhaltung bis hin zur Pflege des Gebäudes und dem Management der Mieterangelegenheiten, sowie das kostenfreie zur Verfügung stellen einer Vermieterrechtschutzversicherung.

Eine gute Hausverwaltung kann Eigentümern helfen, das Potenzial ihrer Immobilie voll auszuschöpfen. Dabei sollten die Kosten für den Betrieb und die Instandhaltung der Immobilie niedrig gehalten werden. Mit einer professionellen Hausverwaltung können Immobilieneigentümer sicher sein, dass alles reibungslos funktioniert, was sowohl für die Mieter als auch für den Eigentümer von Vorteil ist. Eine gute Hausverwaltung übernimmt Aufgaben wie:

– Erstellung von Mietverträgen und Nebenkostenabrechnungen
– Ordnungsgemäße Abwicklung eines Mieterwechsels
– Protokollierte Abnahme und Übergabe der Wohnung oder Gewerbeeinheit
– Empfangen und Verwahren der Mietsicherheit (Kaution)
– Bonitätsprüfung von Mietinteressenten
– Überprüfung von Mietverträgen und Anpassung derselben an gesetzliche Vorgaben
– Kontrolle der Zahlung der Mieten
– Abmahnung säumiger Mieter
– Abschluss von Versicherungs-, Versorgungs- und Wartungsverträgen
– Behandlung von Reklamationen und Beschwerden der Mieter
– Erstellung von monatlichen Berichten über Finanzen und Gebäudestatistiken
– Regelmäßige Inspektion des Gebäudes sowie dessen Instandhaltungsarbeiten
– Suche und Beauftragung von Ablesefirmen, Rechtsanwälten und Handwerkern
– Kommunikation mit lokalen Behörden in Bezug auf Genehmigungsverfahren usw.

Durch die Nutzung dieser Dienstleistung kann ein Immobilieneigentümer sicher sein, dass seine Liegenschaft ordnungsgemäß verwaltet wird. Die Kosteneinsparpotenziale beim Betrieb einer Immobilie sind beträchtlich und es gibt viele Vorteile, die ein qualifizierter Hausverwalter kennt und umsetzt.

Zusammengefasst ermöglicht eine Hausverwaltung dem Eigentümer, die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen, sowohl finanziell als auch im Hinblick auf die Immobilie und gleichzeitig Zeit zu sparen, sodass Sie sich um andere Dinge in Ihrem Leben kümmern können.

 

2. Welche Aufgaben hat eine Hausverwaltung?

Zu den Aufgaben einer Hausverwaltung gehört es die Wohnungen oder Gewerbeeinheiten zu verwalten, die Mieter zu betreuen und die technische Unterhaltung der Immobilie sicherzustellen. Die Hausverwaltung ist für die Organisation und Durchführung aller anfallenden Arbeiten zuständig und trägt so dazu bei, dass die Wohnungen oder Gewerbeeinheiten in einem ordentlichen und gepflegten Zustand bleiben.

 

 

2.1 Aufgaben der Hausverwaltung aus der Sicht eines Vermieters / Eigentümers

Als Eigentümer einer Immobilie ist es wichtig, die richtige Strategie zur Verwaltung dieser Immobilien anzuwenden. Es gibt viele Dinge, die beachtet werden müssen, um sicherzustellen, dass alle Parteien mit dem Ergebnis zufrieden sind.

Ein wesentliches Element der Verwaltung von Immobilien und Eigentumswohnungen ist das rechtliche Know-how und die damit verbundene Rechtsdurchsetzung. Die Regeln und Vorschriften des Wohnrechts müssen sowohl vom Eigentümer als auch vom Mieter befolgt werden. Das Wissen über die gesetzlichen Bestimmungen ermöglicht es dem Hausverwalter die Ansprüche des Immobilien­besitzers effektiv geltend zu machen.

 

Instandhaltung und Bewirtschaftung

Die Instandhaltung der Immobilie ist ebenfalls von größter Bedeutung für den Erfolg der Verwaltung. Reparaturen müssen regelmäßig durchgeführt und die Grundstücke weiterhin in gutem Zustand gehalten werden. Dafür muss die Hausverwaltung in regelmäßigen Abständen die Immobilie besichtigen, um Mängel oder Schäden zu dokumentieren. Um diese zu beheben, müssen die Kosten geprüft werden und die Reparaturen entstandener Schäden mit dem Eigentümer abgestimmt werden. Gleichzeitig ist zu prüfen, ob nicht ein Versicherungsfall vorliegt. Wenn dem so ist, müssen die Ansprüche bei der Versicherung geltend gemacht werden.

 

Kontrolle der Mieteingänge

Neben der Instandhaltung ist die Kontrolle der Mieteingänge von größter Bedeutung. Sollten Mieten ausbleiben, nimmt eine Verwaltung direkt Kontakt zum säumigen Mieter auf und sucht nach einer Lösung. Das kann zum Beispiel die Ratenzahlung der ausgebliebenen Miete sein. Sollte sich keine Lösung finden lassen, wird als nächster Schritt das Mahnverfahren eingeleitet. Führt das ebenfalls nicht zum Erfolg, muss der ausstehende Betrag gerichtlich eingeklagt werde. Dafür sucht und beauftragt die Hausverwaltung einen geeigneten Anwalt. Das passiert kostenneutral für den Eigentümer, wenn dieser über die Hausverwaltung Vermieterrechtschutz versichert ist.

 

Abwicklung von Mieterwechseln

Kündigt ein Mieter seine Wohnung oder Gewerbeeinheit, besichtigt die Verwaltung diese und teilt dem Mieter mit, welche Maßnahmen er vor der endgültigen Abnahme zu erledigen hat. Dabei ist darauf zu achten, was für Schäden oder Mängel vor dem Einzug des Mieters auf dem Übergabeprotokoll vermerkt wurden.  Die übliche Abnutzung der Immobilie ist ebenfalls zu berücksichtigen.

Mit dem Auszug des Mieters erfolgt die Abnahme der Wohn- oder Gewerbeeinheit. Diese wird protokolliert, um Ansprüche des Vermieters geltend zu machen, falls der Mieter Schäden oder Mängel zurücklässt, die nicht der üblichen Abnutzung entsprechen.

Insofern die Nachmietersuche nicht im Vorfeld begonnen hat, muss die Einheit durch die Verwaltung aufgenommen werde. Dafür werden alle Eckdaten zur Wohnung für die Neuvermietung zusammentragen, es wird ein Fotograf beauftragt, der professionelle Fotos und einen virtuellen Rundgang erstellt und zu guter Letzt wird das Inserat erstellt.

Potenzielle Mietinteressenten besichtigen zeitnah nach ihrer Anfrage die Wohnung. Sollten sie mieten wollen, wird die Bonität geprüft, sowie die erforderlichen Dokumente zur Verfügung gestellt. Sind alle Angaben und die Bonität stimmig, arbeitet die Hausverwaltung einen gesetzeskonformen Mietvertrag aus, der mit dem Eigentümer abgestimmt wird. Sobald dieser unterzeichnet wurde, wird mit dem Mieter die Übergabe der Wohn- oder Gewerbeeinheit abgestimmt, durchgeführt und protokolliert.

 

Betreuung von Mietern

Ist die Wohnung oder Gewerbeeinheit vermietet, ist die Hausverwaltung für alle Belange der Mieter zuständig. Die Verwaltung teilt dem Eigentümer in regelmäßigen Abständen mit, ob bei seinen Einheiten alles in Ordnung ist oder Handlungsbedarf besteht. Besteht Handlungsbedarf, teilt die Hausverwaltung ebenfalls mit, welche Schritte eingeleitet werden oder bereits eingeleitet wurden. Sollten diese Maßnahmen nicht kostenneutral sein, wird die beste Lösung mit dem Eigentümer abgestimmt.

 

Zusammenfassung

Die Hausverwaltung realisiert eine Vielzahl unterschiedlichster Aufgaben für den Eigentümer der Immobilie. Dabei liegt das Augenmerk immer an der rechtskonformen Umsetzung, sowie die Zufriedenheit der Mieter. Das alles trägt dazu bei, dass Mieter sich in ihrem Haus willkommen fühlen und gerne weiterhin dort leben möchten, was letztlich bedeutet, dass das Immobilienportfolio nachhaltig lukrativ ist. Die Verwaltung von Immobilien ist eine wichtige Aufgabe, die es zu meistern gilt. Es erfordert ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Umsicht und Kompetenz.

 

2.2 Aufgaben der Hausverwaltung aus der Sicht eines Mieters

Eine Hausverwaltung ist nicht nur für den Vermieter, sondern auch für den Mieter zuständig. Dafür ist es wichtig, dass die Hausverwaltung jederzeit für den Mieter erreichbar ist und sich möglicher Beschwerden und Probleme annimmt und diese prüft.

 

Vor dem Mietbeginn

Diese Zuständigkeit beginnt bereits vor Mietbeginn. Die Verwaltung inseriert eine Wohnung oder Gewerbeeinheit und als Mietinteressent kann erwartet werden, dass die Hausverwaltung für die Beantwortung der Anfrage weniger als 30 Minuten benötigt. Im besten Fall ist das Inserat durch Bilder, einen virtuellen Rundgang und einen aussagekräftigen Text so gut aufbereitet, dass die Wohnungsbesichtigung nur noch eine Formalität darstellt.

Ist die Wohnung oder Gewerbeeinheit besichtigt worden und der Interessent möchte sie mieten, stellt die Verwaltung die auszufüllenden Unterlagen zur Verfügung. Das ist beispielsweise die Mieterselbstauskunft, Vorvermieterbescheinigung und eine Einverständniserklärung, dass die Hausverwaltung die Bonitätsprüfung beauftragen kann. Mit dieser Zustimmung entfällt die eigenständige Beantragung der Schufa-Auskunft durch den Interessenten. Gleichzeitig benötigt die Verwaltung noch die letzten drei Lohnabrechnungen oder bei einem neuen Arbeitsverhältnis eine Kopie des Arbeitsvertrages. Für die Erstellung des Mietertrages benötigt die Verwaltung außerdem eine Kopie oder Foto vom Ausweis.

Wurden alle Dokumente eingereicht, werden diese geprüft. Diese Prüfung sollte nicht länger als einen Tag in Anspruch nehmen. Ist die Prüfung positiv verlaufen, erstellt die Verwaltung den rechtskonformen Mietvertrag. Nach Unterschrift übergibt die Hausverwaltung die Wohnung samt aller dazugehörigen Schlüssel. Das Ganze wird protokolliert. Dabei sollten auf Beschädigungen in der Wohnung geachtet und diese ebenfalls erfasst und fotografiert werden. Das Übergabeprotokoll wird zum Bestandteil des Mietvertrages und schützt den Mieter im Falle des Wechsels der Hausverwaltung, wenn das Mietverhältnis gekündigt wurde, dass nicht unrechtmäßig Schäden angerechnet werden, die der Mieter auf eigene Kosten beheben muss.

 

Während des Mietverhältnisses

Während der Mietzeit ist die Hausverwaltung der Ansprechpartner in allen Belangen. Stellt der Mieter Schäden innerhalb des Wohnhauses oder an der Fassade fest, ist die Veraltung dankbar, wenn der Mieter ihr dies über das digitale Verwalterportal meldet. So kann die Hausverwaltung rechtzeitig Maßnahmen zur Behebung des Schadens ergreifen, sodass das Wohnhaus immer in einem guten Zustand bleibt und die Mieter nicht durch langwierige Bauarbeiten gestresst werden.

Die Verwaltung ist genauso der Ansprechpartner für Schäden innerhalb der Wohnung. Tropft ein Wasserhahn unaufhörlich oder die Badewanne ist undicht, kann die Hausverwaltung schnell Abhilfe verschaffen, da sie verschiedenste Kontakte zu Handwerkern hat und somit schneller an freie Termine kommt.

Gleichzeitig kann der Mieter jederzeit mit der Verwaltung Kontakt aufnehmen, wenn er in Zahlungsschwierigkeiten geraten ist und eine Miete nicht vollständig begleichen kann. So kann beispielsweise ein Ratenzahlungsmodell eingeräumt werden.

Sollten im Laufe eines Jahres keinerlei Probleme auftreten, dann hört der Mieter einmal jährlich von der Hauverwaltung, wenn es um die Nebenkostenabrechnung geht. Sollte es bei der Abrechnung zu einer Nachzahlung kommen, können die Nebenkosten angepasst werden, sodass der Mieter im darauffolgenden Jahr nichts mehr nachzahlen muss. Genauso geht es auch andersherum. Wenn mit der Nebenkostenabrechnung ein Guthaben ausgezahlt wird, kann die Hausverwaltung die Nebenkostenvorauszahlung verringern, sodass der Mieter eine geringere monatliche Belastung hat.

 

Nach dem Mietverhältnis

Wenn der Mieter die Wohnung kündigen möchte, muss sich an die vertraglich geregelte Kündigungsfrist gehalten werden. Wurde die Kündigung bei der Verwaltung eingereicht, wird diese die Wohnung besichtigen und mit gemeinsam mit dem Mieter klären, welche Reparaturen vorgenommen werden müssen. Für Schäden, die vor dem Mietbeginn in das Übergabeprotokoll aufgenommen wurden, muss der Mieter nicht aufkommen. Die Hausverwaltung stellt bei Bedarf eine Vorvermieterbescheinigung aus.

Ist der Umzug erledigt und die Wohnung bereit zur Übergabe, vereinbart die Verwaltung einen Termin für die Übergabe. Auch hier wird ein Übergabeprotokoll ausgefüllt, in dem Mängel aufgeführt werden können. Sollten Mängel festgestellt werden, die der Mieter beheben muss, kann er dies selbst tun oder jemanden dafür beauftragen. Sollten keine Mängel festgestellt werden und alle Schlüssel wurden übergeben, endet an der Stelle das Mietverhältnis zum Kündigungsdatum.

Damit die Hausverwaltung die Mietsicherheit (Kaution) zurückzahlen kann, geben sollte die aktuelle Bankverbindung angeben werden. Zu beachten ist, wenn es jährlich eine Nachzahlung bei der Nebenkostenabrechnung von beispielsweise 200 € gab, dass die Verwaltung eben diesen Betrag bis zu nächsten Betriebskostenabrechnung zurückbehalten darf. Die Restsumme wird ausgezahlt. Sollten es in den vergangenen Jahren jedoch immer ein Guthaben ausgezahlt wurden sein, dann bekommt der Mieter auch direkt die gesamte Kaution zurück.

Ein letztes Mal hören er von der alten Verwaltung mit der Betriebskostenabrechnung für das Jahr des Auszuges. Sollte eine Nachzahlung im Raum stehen, kann diese mit der einbehaltenen Mietsicherheit verrechnet werden. Ggf. muss noch eine kleine Restsumme beglichen werden. Sollte ein Guthaben entstanden sein, wird dieses umgehend ausgezahlt.

3. Fazit: Soll ich eine Hausverwaltung beauftragen?

Wenn der Eigentümer sich für einen professionellen Hausverwalter entscheidet, kann er sich sicher sein, dass seine Immobilie in den bestmöglichen Händen ist. Ein Vergleich verschiedener Hausverwalter in Bezug auf die Inklusivleistungen kann sich dennoch lohnen. Ein Hausverwalter kümmert sich um alle Aspekte der Immobilie, sodass sich der Besitzer sich keine Sorgen machen muss. Der Verwalter wird dafür sorgen, dass alle Reparaturen und Wartungsarbeiten rechtzeitig erledigt werden, damit der Eigentümer sich um nichts kümmern muss. Außerdem kann er sich darauf verlassen, dass der Hausverwalter regelmäßig nach dem Rechten sieht und ihn über alle wichtigen Angelegenheiten informiert. Gleichzeitig ist er für alle Belange der Mieter da, sodass sie gerne beim Immobilienbesitzer wohnen und die Immobilie langfristig rentabel bleibt.

Wenn Sie mehr zu dem Thema erfahren wollen oder Unterstützung benötigen, nehmen Sie gerne mit uns Kontakt auf:

 

9 Responses

  1. Die Immobilienverwaltung war ein echter Gamechanger, als ich meine erste Wohnung gekauft habe. Sie haben den gesamten Prozess nahtlos gestaltet, von den Formalitäten bis hin zur Klärung aller Fragen, die ich hatte. Ihr Fachwissen und ihre Professionalität haben mir wirklich geholfen.

  2. Ich habe mir neulich mit einem Immobilienmakler ein seh schönes Haus angesehen. Allerdings hat es viele Wohnungen und auch entsprechenden Aufwand. Daher werde ich es wahrscheinlich von einer Hausverwaltung betreuen lassen, damit mir die Arbeit abgenommen wird.

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