Betriebskostenabrechnung bei vermieteten Eigentumswohnungen: Was darf umgelegt werden?
Lesedauer: ca. 6 Minuten
Betriebskosten gehören für viele Vermieter zum Pflichtprogramm – und dennoch sorgt die Abrechnung immer wieder für Unsicherheit. Was darf auf den Mieter umgelegt werden? Welche Posten bleiben am Eigentümer hängen? Und wie sieht es mit Fristen und typischen Einwänden aus?
Gerade bei vermieteten Eigentumswohnungen kommen zusätzliche Fragen auf: Wer darf was abrechnen – und wie verhält es sich mit Leistungen der Hausverwaltung? In diesem Beitrag finden Sie kompakte, rechtssichere Antworten auf die wichtigsten Fragen zur Betriebskostenabrechnung. Ohne Fachchinesisch, aber mit klarem Fokus auf das, was Sie wirklich wissen müssen.
Dieser Beitrag stellt keine Rechtsberatung dar und kann eine individuelle Prüfung im Einzelfall nicht ersetzen. Alle Angaben wurden sorgfältig recherchiert, erheben aber keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder rechtliche Verbindlichkeit.
1. Welche Betriebskosten darf ich als Vermieter umlegen?
Die Grundlage für die Umlagefähigkeit von Betriebskosten bildet § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV). Dort ist klar geregelt, welche laufenden Kosten Eigentümer auf ihre Mieter umlegen dürfen – vorausgesetzt, dies wurde im Mietvertrag auch wirksam vereinbart.
Zu den umlagefähigen Betriebskosten gehören insbesondere die laufenden öffentlichen Lasten des Grundstücks, allen voran die Grundsteuer. Auch Kosten für Wasserversorgung und Entwässerung zählen dazu, also etwa Frisch- und Abwassergebühren oder Kosten für Wasserzähler und Wartung.
Ein weiterer Posten: Heiz- und Warmwasserkosten. Diese dürfen anteilig nach Verbrauch oder nach gesetzlich vorgegebenen Schlüsseln umgelegt werden. Gleiches gilt für Betriebskosten des Aufzugs, sofern vorhanden, sowie für die Beleuchtung gemeinschaftlich genutzter Bereiche – zum Beispiel im Hausflur oder Keller.
Auch die Gebäudereinigung und die Ungezieferbekämpfung gehören zu den umlagefähigen Kosten, ebenso die Gartenpflege und der Winterdienst, sofern diese regelmäßig anfallen. Bei größeren Objekten mit Müllstandplätzen oder Außenflächen kann zusätzlich die Reinigung der Außenanlagen mit einbezogen werden.
Ebenfalls umlagefähig: die Kosten für den Hauswart, soweit er Tätigkeiten übernimmt, die nicht zur Verwaltung zählen – also zum Beispiel Reinigung oder kleinere Wartungsarbeiten. Sach- und Haftpflichtversicherungen, etwa für das Gebäude oder den Öltank, dürfen ebenfalls auf die Mieter verteilt werden.
Achten Sie darauf, dass alle Posten in der jährlichen Abrechnung vollständig, transparent und nachvollziehbar aufgeführt sind. Das schützt vor späteren Rückfragen – und gibt Ihnen rechtliche Sicherheit.
2. Was gehört nicht zu den umlagefähigen Nebenkosten?
Nicht alle Kosten, die rund um eine vermietete Wohnung entstehen, dürfen auf die Mieter umgelegt werden. Viele Ausgaben fallen unter Verwaltung oder Instandhaltung – und sind damit nicht umlagefähig, auch wenn sie regelmäßig anfallen oder wirtschaftlich belastend sind. Diese Posten müssen Vermieter aus eigener Tasche zahlen.
Verwaltungskosten
Dazu gehören sämtliche Tätigkeiten, die mit der organisatorischen Betreuung der Immobilie zu tun haben. Ob Telefonate mit Mietern, Zahlungsüberwachung, Schriftverkehr oder die Vorbereitung der Eigentümerversammlung – all das zählt zur klassischen Verwaltung. Auch die Erstellung der Betriebskostenabrechnung selbst gehört dazu. Diese Leistungen dürfen nicht über die Abrechnung auf die Mieter umgelegt werden, selbst wenn sie durch externe Hausverwalter erbracht werden.
Instandhaltungs- und Reparaturkosten
Geht etwas kaputt, ist der Eigentümer in der Pflicht. Das gilt für große Maßnahmen wie Dach- oder Fassadensanierungen ebenso wie für kleinere Reparaturen im Treppenhaus oder an technischen Anlagen. Auch Wartungsarbeiten, die nicht laufend, sondern nur bei Bedarf durchgeführt werden, fallen in diesen Bereich. Selbst der Austausch von Leuchtmitteln im Gemeinschaftsflur gehört dazu, wenn er nicht Teil einer beauftragten Gebäudereinigung ist.
Bankgebühren und Rücklagen
Zinsen für Kredite, Kontoführungsgebühren oder sonstige Kosten rund um die Finanzierung des Hauses sind keine Betriebskosten. Auch die Rücklagenbildung für spätere Instandhaltungsmaßnahmen ist nicht umlagefähig, da sie der Vermögenssicherung des Eigentümers dient – nicht dem laufenden Betrieb.
Eigene Arbeitsleistung
Wer als Vermieter selbst Hand anlegt – ob bei Gartenpflege, Winterdienst oder Reinigung – kann diese Leistung nicht abrechnen. Ohne Nachweis über einen externen Dienstleister fehlt die rechtliche Grundlage für eine Umlage.
Kurz gesagt: Alles, was nicht laufend anfällt, der Werterhaltung dient oder zur Verwaltung gehört, bleibt Sache des Vermieters. Wer hier sauber trennt, vermeidet Ärger – und schützt sich vor berechtigten Einwänden durch die Mieter.
3. Wie oft muss ich die Betriebskosten abrechnen?
Die Betriebskosten müssen einmal jährlich abgerechnet werden – das schreibt § 556 Absatz 3 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) vor. Der Abrechnungszeitraum darf höchstens 12 Monate umfassen und muss sich nicht zwingend am Kalenderjahr orientieren. Wichtig ist, dass der Zeitraum einheitlich für alle Mieter im Gebäude gewählt wird.
Nach Ablauf dieses Zeitraums haben Sie als Vermieter zwölf Monate Zeit, um die Abrechnung zuzustellen. Wird diese Frist nicht eingehalten, können keine Nachforderungen mehr geltend gemacht werden – selbst wenn sie sachlich korrekt wären. Einzige Ausnahme: Sie als Vermieter sind nicht verantwortlich für die Verzögerung (z. B. fehlende Ablesewerte von externen Dienstleistern).
Wechselt ein Mieter während des Abrechnungszeitraums, muss die Abrechnung für ihn zeitanteilig erfolgen. Dabei werden die Betriebskosten auf die Mietdauer verteilt – eine taggenaue Abrechnung ist üblich, aber nicht gesetzlich vorgeschrieben.
Wichtig: Die Einhaltung der Frist ist Ihre Verantwortung – auch dann, wenn ein Abrechnungsdienst oder die Hausverwaltung die Erstellung übernimmt. Sie sollten sich also frühzeitig um die notwendigen Unterlagen kümmern, um nicht in Verzug zu geraten.
4. Was passiert, wenn ich die Abrechnung zu spät mache?
Wenn die zwölfmonatige Frist zur Erstellung der Betriebskostenabrechnung verstreicht, dürfen Sie als Vermieter keine Nachforderungen mehr stellen – auch wenn sie berechtigt wären. Die Ansprüche verfallen automatisch, sofern die Verspätung nicht durch den Mieter selbst verursacht wurde. Eine nachträgliche Fristverlängerung ist gesetzlich nicht vorgesehen.
Ein häufiger Irrtum: Es reicht nicht, die Abrechnung rechtzeitig zu erstellen – sie muss dem Mieter auch nachweislich zugehen, also in den Briefkasten eingeworfen oder elektronisch übermittelt worden sein, je nach vertraglicher Regelung. Kommt die Abrechnung zu spät an, liegt der Fehler auf Ihrer Seite.
Allerdings gilt: Für eventuelle Guthaben des Mieters bleibt die Abrechnung auch nach Fristablauf gültig. Eine zu späte Abrechnung führt also nicht automatisch zu einer kompletten Unwirksamkeit, sondern benachteiligt in der Regel nur den Vermieter.
Wer die Abrechnung an einen Dienstleister oder die Hausverwaltung auslagert, bleibt trotzdem verantwortlich. Fristversäumnisse durch Dritte werden rechtlich dem Vermieter zugerechnet. Um Ärger zu vermeiden, sollten Sie also rechtzeitig prüfen, ob alle Unterlagen vollständig und korrekt vorliegen – und die Zustellung im Blick behalten.
5. Dürfen Hausverwalter eine Pauschale für die Abrechnung verlangen?
Hausverwalter dürfen für ihre Leistungen grundsätzlich ein Honorar vereinbaren. Ob eine Pauschale für die Betriebskostenabrechnung zulässig ist, hängt von der Art der Kosten ab. Reine Verwaltungskosten – etwa das Erstellen der Abrechnung – sind nicht umlagefähig und müssen vom Eigentümer getragen werden. Sie sind Teil der laufenden Verwaltung und zählen nicht zu den Betriebskosten im Sinne der BetrKV.
Anders sieht es aus, wenn der Verwalter oder ein externer Dienstleister zusätzliche Leistungen erbringt, zum Beispiel die Ablesung von Verbrauchszählern oder die Aufbereitung von Heiz- und Wasserkosten. Diese Posten können – sofern sie als „Betriebskosten“ gelten und im Mietvertrag klar geregelt sind – auf die Mieter umgelegt werden.
Viele Verwalter rechnen solche Zusatzleistungen über separate Dienstleister ab. Das bedeutet für Vermieter: Die Kostenpositionen müssen in der Abrechnung transparent und nachvollziehbar ausgewiesen werden. Versteckte Pauschalen oder unklare Sammelposten sind rechtlich riskant und können zu Rückfragen oder Kürzungen durch Mieter führen.
Im Zweifel sollte man den Verwaltervertrag prüfen und klären, welche Leistungen mit der Grundvergütung abgegolten sind und welche gesondert berechnet werden. Eine transparente Kostenstruktur schützt vor Streitigkeiten.
6. Was tun, wenn Mieter die Nachzahlung anzweifeln?
Mieter haben das Recht, eine Betriebskostenabrechnung zu prüfen und Einsicht in die Belege zu verlangen. Das betrifft insbesondere die zugrundeliegenden Rechnungen, Ablesewerte oder Verteilerschlüssel. Wird die Nachzahlung angezweifelt, sollten Vermieter zunächst alle Positionen sorgfältig überprüfen, bevor sie reagieren.
Ein typischer Streitpunkt sind Heiz- oder Wasserkosten, die höher ausfallen als erwartet. Hier hilft es, die Abrechnung transparent zu erklären und gegebenenfalls mit Vergleichswerten aus Vorjahren zu arbeiten. Wer Nachweise schnell und übersichtlich bereitstellt, vermeidet unnötige Diskussionen.
Sollte der Mieter weiterhin Zweifel äußern, kann eine Frist zur Zahlung gesetzt werden, sobald alle Unterlagen geprüft und korrekt sind. Ein direkter Austausch auf sachlicher Ebene ist dabei oft der einfachste Weg, Missverständnisse auszuräumen. Rechtliche Schritte sind nur das letzte Mittel und in den meisten Fällen nicht nötig.
Wichtig ist, die Kommunikation ruhig, nachvollziehbar und faktenbasiert zu führen. Eine saubere Abrechnung mit klaren Belegen ist die beste Grundlage, um Konflikte von Anfang an zu vermeiden.
7. Fazit
Die Betriebskostenabrechnung gehört zu den Aufgaben, die Vermieter regelmäßig beschäftigen – und bei denen es auf Genauigkeit ankommt. Denn nur wer die geltenden Regeln kennt, kann rechtssicher abrechnen und unnötige Konflikte vermeiden. Ob es um umlagefähige Kosten geht, um die Einhaltung von Fristen oder um den richtigen Umgang mit Einwänden: Wer gut vorbereitet ist, spart sich Diskussionen und bürokratischen Aufwand.
Gerade bei vermieteten Eigentumswohnungen ist es wichtig, alle Beteiligten – inklusive Hausverwaltung – sauber einzubinden und die Kosten transparent aufzuschlüsseln. Denn was für Eigentümer logisch erscheint, ist für Mieter oft erklärungsbedürftig.
Wenn Sie merken, dass die jährliche Abrechnung Sie überfordert oder zu viel Zeit frisst, holen Sie sich Unterstützung. Eine professionelle Verwaltung kann Ihnen nicht nur Arbeit abnehmen, sondern auch für mehr Sicherheit und reibungslosere Abläufe sorgen.